Tài liệu này quy định và hướng dẫn phương pháp nhằm thống nhất hình thức trình bày, đánh ký mã hiệu, nhận dạng và kiểm soát, truy tìm tài liệu, văn bản một cách có hệ thống, và đảm bảo các vấn đề sau:
+ Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.
+ Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu.
+ Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
+ Đảm bảo các bản của các tài liệu thích hợp và sẵn có ở nơi sử dụng.
+ Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết.
+ Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và được kiểm soát khi phân
phối.
+ Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận
biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó.
PHẦN KIỂM SOÁT
PHẦN NỘI DUNG
I- MỤC ĐÍCH
II- PHẠM VI ÁP DỤNG
III- THAM KHẢO
IV- ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
V- NỘI DUNG
1. Cấu trúc hệ thống tài liệu
2. Quy định lưu trữ hồ sơ giấy
3. Cách đặt mã số cho tài liệu và biểu mẫu
3.1 Mã biểu mẫu
3.2 Mã số phòng ban/bộ phận/nhân viên
3.3 Mã số tài liệu
3.4 Đặt tên folder/tên file lưu trữ theo từng chức năng, vị trí
3.5 Sơ đồ hệ thống lưu trữ file mềm theo phòng ban
3.6 Mã dự án
3.7 Mã báo giá
3.8 Mã số hiệu hợp đồng
3.9 Mã số cho các loại văn bản khác (Quyết định, thông báo, công văn)
4. Quy định sử dụng email
4.1 Cách đặt tên tiêu đề, Subject
4.1.1 Đối với email nội bộ: Subject được chia thành 02 phần như sau
4.1.2 Đối với email liên quan hoặc gởi cho khách hàng, đối tác
4.2 Cách sử dụng “To”, “Cc” và “Bcc”
4.2.1 Quy định chung
4.2.2 Sơ đồ lưu chuyển thông tin cụ thể
4.2.3 Những điều nên làm khi sử dụng email
4.2.4 Những điều không nên làm khi sử dụng email
4.2.5 Nội dung email mẫu tham khảo
5. Trách nhiệm từng cấp
5.1 Nhân viên
5.2 Trưởng bộ phận
5.3 Phòng nội chính
